GEMILANG | Memilih sistem pengelolaan tenaga kebersihan bukan sekadar persoalan mencari petugas untuk membersihkan kantor. Bagi perusahaan, keputusan antara menggunakan outsourcing cleaning service atau cleaning service secara in house berkaitan dengan biaya, pengelolaan sumber daya manusia, kualitas layanan, hingga fleksibilitas operasional.
Sekilas, mempekerjakan tenaga cleaning service sendiri terlihat lebih sederhana. Perusahaan merekrut petugas, menentukan jadwal kerja, kemudian mengawasi pekerjaan secara langsung. Namun, ketika jumlah tenaga kerja semakin banyak dan area yang harus dirawat semakin luas, pengelolaannya menjadi lebih kompleks. HR atau General Affairs harus menangani rekrutmen, administrasi, absensi, penggantian personel, pelatihan, hingga pengadaan peralatan.
Di sisi lain, outsourcing cleaning service memungkinkan perusahaan menyerahkan fungsi kebersihan kepada vendor profesional. Perusahaan tetap mendapatkan tenaga cleaning service, tetapi pengelolaan tenaga kerja, pelatihan, supervisi, hingga kebutuhan operasional tertentu dapat ditangani oleh penyedia jasa. Lantas, mana yang lebih efisien? Jawabannya bergantung pada kebutuhan perusahaan, tetapi ada sejumlah faktor yang dapat digunakan untuk membandingkannya.
Apa Itu Cleaning Service Outsourcing dan In House?
Sebelum membandingkan keduanya, penting memahami perbedaan konsepnya.
1. Cleaning Service In House
Cleaning service in house adalah tenaga kebersihan yang direkrut dan dikelola secara langsung oleh perusahaan pengguna. Artinya, perusahaan bertanggung jawab terhadap proses rekrutmen, administrasi, jadwal kerja, pengawasan, pelatihan, hingga berbagai kebutuhan tenaga kerja.
Model ini memberikan kontrol langsung kepada perusahaan. Manajemen dapat menentukan standar kerja, jadwal, serta pembagian tugas secara internal.
Namun, kontrol tersebut juga disertai tanggung jawab pengelolaan yang lebih besar.
2. Outsourcing Cleaning Service
Outsourcing cleaning service adalah penggunaan tenaga kebersihan melalui perusahaan penyedia jasa outsourcing. Dalam model ini, vendor menjadi pihak yang mengelola tenaga kerja sesuai ruang lingkup layanan yang disepakati dengan perusahaan pengguna.
Vendor dapat menangani proses rekrutmen, seleksi, pelatihan, penempatan, supervisi, hingga penggantian personel sesuai kebutuhan.
Perusahaan pengguna kemudian berfokus pada pengawasan hasil layanan dan memastikan pekerjaan berjalan sesuai Service Level Agreement atau kesepakatan kerja.
Perbandingan Outsourcing Cleaning Service vs In House
Untuk menentukan pilihan, perusahaan sebaiknya melihat beberapa aspek berikut.
| Aspek | In House | Outsourcing Cleaning Service |
|---|---|---|
| Rekrutmen | Ditangani perusahaan | Ditangani vendor |
| Pelatihan | Tanggung jawab perusahaan | Umumnya disediakan vendor |
| Supervisi | Internal | Vendor dan koordinasi dengan klien |
| Pengadaan tenaga pengganti | Perusahaan | Dapat ditangani vendor |
| Peralatan | Perusahaan | Sesuai kesepakatan layanan |
| Administrasi SDM | Perusahaan | Vendor |
| Fleksibilitas tenaga kerja | Lebih terbatas | Relatif lebih fleksibel |
| Fokus perusahaan | Sebagian sumber daya terserap fungsi pendukung | Lebih fokus pada bisnis utama |
| Skalabilitas | Membutuhkan proses internal | Lebih mudah disesuaikan |
| Keahlian khusus | Harus dibangun internal | Memanfaatkan pengalaman vendor |
Tabel tersebut menunjukkan bahwa perbedaan utama bukan sekadar siapa yang melakukan pekerjaan kebersihan. Perbedaannya terletak pada siapa yang mengelola fungsi tersebut secara keseluruhan.
Mana yang Lebih Efisien dari Sisi Biaya?
Biaya sering menjadi faktor pertama yang dipertimbangkan perusahaan. Namun, menghitung biaya cleaning service tidak cukup hanya melihat gaji atau nilai kontrak bulanan.
Pada sistem in house, perusahaan perlu memperhitungkan berbagai komponen biaya, seperti rekrutmen, gaji, tunjangan sesuai ketentuan, pelatihan, seragam, alat kerja, bahan pembersih, pengawasan, administrasi, serta biaya penggantian tenaga kerja.
Sementara itu, dalam outsourcing cleaning service, biaya tersebut umumnya masuk dalam skema layanan yang disepakati dengan vendor. Artinya, perusahaan memperoleh struktur biaya yang lebih mudah diproyeksikan.
Namun, bukan berarti outsourcing selalu lebih murah dalam setiap kondisi. Perusahaan perlu melakukan perhitungan total cost of ownership atau keseluruhan biaya yang dikeluarkan untuk menjalankan fungsi kebersihan.
Jika perusahaan hanya membandingkan gaji petugas in house dengan harga kontrak vendor, hasilnya bisa menyesatkan.
Mana yang Lebih Efisien dalam Pengelolaan SDM?
Dari sisi pengelolaan SDM, outsourcing cleaning service memberikan keuntungan yang cukup signifikan.
Bayangkan perusahaan memiliki puluhan hingga ratusan tenaga cleaning service. Ketika beberapa petugas cuti, sakit, mengundurkan diri, atau tidak dapat masuk kerja, perusahaan perlu mencari solusi agar pekerjaan tetap berjalan.
Pada model outsourcing, vendor dapat menyediakan mekanisme penggantian personel sesuai kesepakatan layanan. Hal ini membantu menjaga kontinuitas pekerjaan.
Selain itu, vendor juga dapat menangani proses rekrutmen dan seleksi sehingga tim HR perusahaan tidak perlu mengalokasikan terlalu banyak waktu untuk mencari tenaga cleaning service.
Bagi perusahaan dengan jumlah tenaga kerja besar, perbedaan ini dapat memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi administrasi.
Mana yang Lebih Fleksibel?
Kebutuhan perusahaan tidak selalu sama sepanjang tahun.
Perusahaan dapat mengalami ekspansi, pembukaan gedung baru, peningkatan aktivitas produksi, renovasi, atau perubahan jam operasional. Kondisi tersebut dapat membuat kebutuhan cleaning service berubah.
Dalam sistem in house, penambahan personel biasanya memerlukan proses rekrutmen dan administrasi internal.
Sementara itu, perusahaan yang menggunakan outsourcing cleaning service dapat berkonsultasi dengan vendor untuk menyesuaikan jumlah personel berdasarkan perubahan kebutuhan operasional.
Fleksibilitas inilah yang menjadi salah satu alasan perusahaan memilih outsourcing.
Bagaimana dengan Kualitas Cleaning Service?
Kualitas tidak otomatis lebih baik hanya karena menggunakan outsourcing. Kualitas sangat bergantung pada vendor yang dipilih dan sistem pengawasan yang diterapkan.
Vendor profesional biasanya memiliki SOP, program pelatihan, supervisor, standar kerja, serta mekanisme evaluasi.
Misalnya, pekerjaan cleaning service di gedung perkantoran dapat memiliki standar berbeda dengan pabrik atau rumah sakit. Vendor harus mampu menyesuaikan metode kerja dengan karakteristik fasilitas.
Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya bertanya tentang harga ketika memilih vendor. Tanyakan juga mengenai:
- Sistem rekrutmen.
- Program pelatihan.
- SOP pekerjaan.
- Sistem supervisi.
- Mekanisme penggantian personel.
- Peralatan yang digunakan.
- Sistem evaluasi.
- Mekanisme penanganan keluhan.
Kapan Cleaning Service In House Lebih Cocok?
Meskipun outsourcing memiliki banyak keuntungan, cleaning service in house tetap dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tertentu.
Model in house dapat dipertimbangkan apabila perusahaan:
- Memiliki kebutuhan tenaga kebersihan yang relatif kecil.
- Memiliki sistem HR yang kuat.
- Mampu menyediakan supervisor khusus.
- Memiliki sumber daya untuk melakukan pelatihan.
- Memiliki peralatan dan sistem pengadaan yang memadai.
- Membutuhkan kontrol internal yang sangat tinggi terhadap tenaga kerja.
Untuk perusahaan dengan kebutuhan sederhana dan jumlah personel terbatas, pengelolaan internal terkadang masih efisien.
Kapan Outsourcing Cleaning Service Lebih Tepat?
Sebaliknya, outsourcing cleaning service lebih menarik bagi perusahaan yang memiliki aktivitas operasional besar dan membutuhkan sistem pengelolaan tenaga kerja yang lebih praktis.
Model ini cocok untuk:
- Gedung perkantoran.
- Kawasan industri.
- Pabrik.
- Rumah sakit.
- Hotel.
- Pusat perbelanjaan.
- Sekolah dan universitas.
- Gudang dan pusat logistik.
- Instansi pemerintah.
- BUMN.
- Fasilitas komersial.
Semakin besar area dan semakin kompleks operasional perusahaan, semakin penting memiliki sistem pengelolaan cleaning service yang terstruktur.
Keuntungan Outsourcing Cleaning Service bagi HR dan General Affairs
Bagi HR Manager maupun General Affairs, salah satu keuntungan terbesar outsourcing adalah berkurangnya beban administratif.
Tim internal dapat mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pekerjaan strategis, seperti pengembangan SDM, pengelolaan fasilitas, efisiensi biaya, dan peningkatan kualitas layanan internal.
Vendor kemudian bertanggung jawab terhadap fungsi cleaning service sesuai kontrak dan indikator kinerja yang telah disepakati.
Dengan pembagian tanggung jawab tersebut, pengelolaan menjadi lebih jelas.
Bagaimana Menghitung Efisiensi Outsourcing Cleaning Service?
Perusahaan sebaiknya tidak menggunakan satu indikator saja. Efisiensi dapat dilihat dari beberapa aspek.
1. Biaya
Bandingkan seluruh biaya in house dengan total biaya vendor.
2. Produktivitas
Hitung apakah jumlah tenaga kerja sudah sesuai dengan luas area dan beban pekerjaan.
3. Kualitas
Gunakan indikator seperti hasil inspeksi kebersihan, jumlah keluhan, dan kepatuhan terhadap SOP.
4. Kontinuitas
Perhatikan kemampuan sistem untuk menjaga layanan tetap berjalan ketika terjadi absensi atau pergantian tenaga kerja.
5. Beban Administrasi
Hitung waktu dan sumber daya yang digunakan HR, GA, atau Procurement untuk mengelola cleaning service.
Dengan pendekatan tersebut, keputusan outsourcing dapat dibuat berdasarkan data, bukan hanya persepsi bahwa vendor lebih murah atau lebih mahal.
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Memilih Vendor
Outsourcing cleaning service hanya akan memberikan manfaat maksimal apabila perusahaan memilih jasa cleaninbg service yang tepat.
Pastikan vendor memiliki pengalaman yang relevan dan mampu menunjukkan sistem kerja yang jelas. Perusahaan juga perlu memastikan ruang lingkup pekerjaan, jumlah personel, jadwal kerja, standar kebersihan, mekanisme penggantian tenaga kerja, hingga sistem evaluasi tertulis dalam perjanjian.
Selain itu, komunikasi antara perusahaan dan vendor harus berjalan baik. Vendor yang responsif akan lebih mudah menangani perubahan kebutuhan maupun masalah yang muncul di lapangan.
Kesimpulan
Jadi, outsourcing cleaning service vs cleaning service in house, mana yang lebih efisien?
Tidak ada satu jawaban yang berlaku untuk semua perusahaan. Pilihan terbaik bergantung pada ukuran perusahaan, jumlah tenaga kerja, luas fasilitas, kompleksitas pekerjaan, kemampuan HR, serta strategi pengelolaan biaya.
Namun, bagi perusahaan yang memiliki area luas, kebutuhan tenaga kerja cukup banyak, aktivitas operasional tinggi, dan ingin mengurangi beban pengelolaan SDM, outsourcing cleaning service dapat menjadi pilihan yang lebih praktis dan fleksibel.
Dengan menyerahkan fungsi kebersihan kepada vendor profesional, perusahaan dapat memperoleh tenaga kerja terlatih, sistem supervisi, SOP, serta dukungan pengelolaan tenaga kerja tanpa harus membangun seluruh sistem tersebut dari awal.
Kuncinya adalah memilih vendor yang memiliki pengalaman, sistem kerja yang jelas, tenaga kerja kompeten, dan mampu memberikan kualitas layanan yang konsisten.
Outsourcing Cleaning Service Profesional untuk Perusahaan
PT Tata Karya Gemilang hadir sebagai salah satu solusi bagi perusahaan yang membutuhkan outsourcing cleaning service profesional. Dengan pengalaman lebih dari 20 tahun di bidang outsourcing dan facility service, Gemilang membantu berbagai perusahaan dan institusi memenuhi kebutuhan tenaga operasional sesuai karakteristik masing-masing lokasi.
Layanan cleaning service dapat disesuaikan untuk gedung perkantoran, kawasan industri, pabrik, fasilitas pemerintahan, BUMN, pusat komersial, sekolah, rumah sakit, hingga berbagai fasilitas lainnya.
Selain cleaning service, PT Tata Karya Gemilang juga menyediakan tenaga outsourcing untuk berbagai kebutuhan, seperti security, driver, teknisi, tenaga administrasi, operator produksi, office support, dan tenaga operasional lainnya.
Head Office
Jl. Sukun Mataram Bumi Sejahtera No.3, Ngringin, Condongcatur, Kec. Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55598
Branch Office: Semarang, Salatiga, Surakarta, Surabaya, Tangerang, Bandung, Bekasi, Medan, dan Makassar.
Kontak: +62 877-3968-8889
Website: https://gemilang.co.id/
Temukan Kantor Cabang Gemilang
| Kota Cabang | Area Layanan | Layanan Unggulan |
|---|---|---|
| Semarang | Semarang, Kendal, Demak, Ungaran, Salatiga | Outsourcing Perkantoran, Cleaning Service, Security |
| Surabaya | Surabaya, Sidoarjo, Gresik, Mojokerto, Pasuruan | Outsourcing Industri, Cleaning Service, Teknisi |
| Surakarta | Surakarta, Sukoharjo, Karanganyar, Boyolali, Klaten | Cleaning Service, Office Support, Security |
| Salatiga | Salatiga, Kabupaten Semarang, Ambarawa, Boyolali | Outsourcing SDM, Facility Service, Cleaning Service |
| Tangerang | Tangerang, Tangerang Selatan, Serpong, BSD, Alam Sutera | Outsourcing Perusahaan, Admin, Security |
| Bandung | Bandung, Cimahi, Kabupaten Bandung, Sumedang | Cleaning Service, Office Support, Teknisi |
| Medan | Medan, Deli Serdang, Binjai | Outsourcing Industri, Cleaning Service, Driver |
| Makassar | Makassar, Maros, Gowa, Takalar | Outsourcing Operasional, Cleaning Service, Security |
Jika perusahaan Anda sedang mempertimbangkan outsourcing cleaning service, jangan hanya membandingkan harga. Evaluasi kebutuhan tenaga kerja, luas area, beban pekerjaan, standar kebersihan, serta sistem pengawasan yang dibutuhkan.
Konsultasikan kebutuhan cleaning service perusahaan Anda dengan PT Tata Karya Gemilang untuk mendapatkan solusi tenaga kerja yang lebih terukur, profesional, dan sesuai dengan kebutuhan operasional.
